Spiris Lön – komplett integrationshandbok

Moduz ska ha valt Spiris som lönesystem för ert företag i TimeTracker.

Personen som gör kopplingen behöver vara administratör i TimeTracker och ha rätt behörighet till företagets löneuppgifter i Spiris.

Funktionen Spiris Integration behöver vara aktiverad under Fler funktioner i ert Spiris-företag.

Ni ska aldrig lämna ert Spiris-lösenord till Moduz. Kopplingen görs via Spiris eget säkra inloggnings- och godkännandeflöde.

TimeTracker skickar lönehändelser. Spiris är fortsatt systemet där lönen beräknas, granskas och körs.

Skapa först personen i Spiris och notera exakt anställningsnummer och löneform.

När personen skapas i TimeTracker fyller administratören i förnamn, efternamn, första lösenord, anställningsnummer och löneform.

Anställningsnumret måste vara identiskt med Spiris. Exempel: 004 och 4 räknas som olika värden.

Löneformen måste också vara samma i båda systemen: timavlönad eller månadsavlönad.

TimeTracker skapar personens inloggningsadress automatiskt som förnamn.efternamn@företagets-domän.se. Inloggningsadressen påverkar inte matchningen mot Spiris.

För timavlönade med Oregelbunden arbetstid i Spiris kan faktisk arbetstid skickas som HoursWorked från TimeTracker.

För personer med Schemalagd arbetstid i Spiris skickar TimeTracker inte vanlig planerad arbetstid en gång till. Spiris räknar den ordinarie tiden från sitt schema och TimeTracker skickar i stället relevanta frånvaro- och övertidsjusteringar.

Logga in i TimeTracker som administratör och öppna Tidrapporter.

I Spiris-panelen väljer du Koppla Spiris.

Logga in hos Spiris, välj rätt företag och godkänn åtkomst till Spiris Lön.

Godkänn även fortsatt åtkomst så att TimeTracker kan använda kopplingen mellan lönekörningarna utan att ni behöver ansluta på nytt varje gång.

När du kommer tillbaka ska TimeTracker visa att Spiris är anslutet.

Klicka Kontrollera anställda i Spiris-panelen.

TimeTracker kontrollerar att anställningsnummer, namn, löneform och relevanta Spiris-inställningar stämmer.

Fortsätt inte med löneöverföringen förrän de anställda som ska ingå visas som korrekt matchade.

De anställda rapporterar faktisk arbetad tid, sjukfrånvaro och annan status i TimeTracker.

Om schemaläggning används är schemat bara planen. Den anställde bekräftar faktisk arbetad tid efter passet.

När en planerad arbetsdag har frånvaro eller när faktisk arbetstid avviker från planen visar TimeTracker Lönekodning för Spiris för administratören.

Administratören väljer den verkliga lönebehandlingen, exempelvis semester, VAB, föräldraledighet, tjänstledighet, övrig frånvaro, övertid eller mertid. TimeTracker gissar inte löneart utifrån tiderna.

Veckan kan inte godkännas förrän obligatorisk lönekodning är klar. Tid som inte är godkänd skickas inte till Spiris.

Öppna rätt löneperiod i TimeTracker och kontrollera att rapporterna är godkända.

Välj Skicka till Spiris. TimeTracker kan överföra arbetad tid för oregelbundet arbetande, sjukfrånvaro, semester, VAB, föräldraledighet, tjänstledighet/övrig frånvaro samt klassificerad övertid och mertid.

För schemalagda anställda och månadsavlönade skickas inte ordinarie schematid som en extra arbetstidsregistrering. Endast de lönehändelser som behövs utöver Spiris schema skickas.

TimeTracker skyddar mot att samma oförändrade lönehändelse skickas två gånger. Om tidigare skickad data har ändrats stoppas ny automatisk överföring för manuell avstämning i stället för att riskera en dubblett.

Skapa en ordinarie lönekörning i Spiris för den aktuella perioden. Ni behöver inte skapa en separat lönekörning per anställd.

Importera registreringarna från integrationen när lönekörningen skapas eller inne i lönekörningen.

Kontrollera de importerade registreringarna och den beräknade lönen i Spiris.

Klarmarkera, skapa lönebesked, betalning och övrig löneadministration först när Spiris-underlaget har granskats.

Anställningsnummer saknas eller skiljer sig: rätta värdet så att det är exakt samma i TimeTracker och Spiris.

Löneformen skiljer sig: kontrollera om personen är tim- eller månadsavlönad i båda systemen.

Namnet skiljer sig: rätta namnet i rätt system och kör kontrollen igen.

Spiris är inte anslutet: gör om anslutningen från TimeTracker. Moduz ska aldrig ta emot ert Spiris-lösenord.

Lönekodning krävs: öppna den aktuella tidrapporten och välj rätt frånvaro- eller övertidsbehandling innan du godkänner veckan.

En godkänd vecka behöver ändras: ångra godkännandet i TimeTracker, skicka tillbaka veckan, låt den anställde rätta och godkänn sedan på nytt innan ny löneöverföring görs. Om en lönehändelse redan hunnit skickas kan TimeTracker kräva manuell avstämning i stället för att skicka en potentiell dubblett.